Checklista för att välja rätt kontorsutrymme
Här är en checklista som hjälper dig att foksuera på de viktigaste faktorerna när du väljer kontorsutrymme för ditt företag. Det vill säga denna lista hjälper dig som vill hyra kontor i Stockholm eller i en annan stad.
Plats
Den idealiska platsen för ditt kontorsutrymme är den som ger de största övergripande fördelarna för ditt företag. Det bör ligga i ett område som gör det möjligt för dig att hantera och driva ditt företag så effektivt och ändamålsenligt som möjligt. Det kanske inte alltid är nödvändigt för alla typer av verksamheter att hyra kontor i Stockholm city eller centralt i en annan stad.
Transport och parkering
Ligger kontoret i ett område med bra vägnät och kollektivtrafik? Är det bekvämt för dig, din personal och dina kunder samt för budfirmor att hämta och leverera? Ett kontor som är lätt att nå via väg, kollektivtrafik och till fots kan ha en betydande inverkan på ditt eget och din personals arbetsliv, liksom på dina kunders möjligheter att nå ditt företag.
Finns det säkra och bekväma parkeringsplatser i närheten av kontoret – för dig, dina anställda och kunder samt kurirer? Är parkeringen dyr? Om det inte finns någonstans att parkera i närheten, kommer detta att bli ett problem för någon?
Synlighet
Är kontoret lätt att hitta eller kommer det att bli svårt för kunderna att räkna ut var du är belägen? Har området mycket gångtrafikanter? Beroende på vilka produkter eller tjänster du erbjuder kan synlighet och förbipasserande vara mycket viktigt för ditt företags framgång. Om ingen kan hitta dig eller om de inte ens vet att du finns där kan du gå miste om värdefulla möjligheter. Att vara synlig är också ett effektivt sätt att skapa varumärkeskännedom.
Närområdets rykte
Ligger kontorslokalen i ett säkert och populärt område – ett område som passar in i din varumärkesbild och dina affärsmål? Kommer den upplevda bilden av grannskapet att ha en negativ eller positiv inverkan på din verksamhet? Billigare hyra leder inte alltid till högre vinster och en framgångsrik verksamhet om kvarteret har ett dåligt rykte och avskräcker potentiella klienter eller kunder.
Lokala bekvämligheter
Finns det ett lämpligt urval av lokala bekvämligheter i området, till exempel kaféer och restauranger där du kan underhålla kunder, postkontor, banker och kontorsmaterial affärer för dagliga affärsbehov, stormarknader, gym, barer och kaféer för att erbjuda alternativ till personalen?
Storlek
Att välja rätt storlek på kontoret är viktigt för både kortsiktiga och långsiktiga affärsbehov. Om kontoret är för litet kommer du då snabbt att växa ur det och behöva flytta? Finns det tillräckligt med förvaringsutrymme för utrustning och kontorsmaterial? Finns det specifika delar i lokalen där personalen kan ta sina raster och där du kan ha möten med kunder?
Om kontoret däremot är för stort, kommer det att kännas för stort om ni bara är ett litet team? Kommer dina elräkningar att bli för höga? Att spendera extra pengar på utrymme som du inte behöver kan medföra att dina allmänna kostnader blir för höga utan att ge dig några verkliga fördelar.
Du måste helt enkelt hitta en lokal som har den rätta storleken för din verksamhet idag och imorgon.
Lokala företag
Tänk på vilka andra typer av företag som finns i området. Är det kvalitetsföretag med gott rykte som lockar många kunder? Stämmer de överens med den professionella bild som du vill förmedla?
Finns det konkurrenter i grannskapet? Är de i så fall framgångsrika och kan du konkurrera med dem? Om det inte finns några liknande företag i närheten betyder det att det finns en lucka på marknaden som du kan fylla, eller är det en olämplig plats för ditt företag?
Tänk på andra företags styrkor och svagheter och använd detta till din fördel när du väljer kontor och driver ditt eget företag.
Exempelvis om du jobbar inom IT kan det vara optimalt att hyra kontor i Kista då detta är ett område som är allmänt känt för att stora IT företag finns där.
Vad ingår?
Innan du skriver under ett hyresavtal är det viktigt att veta vad du får för pengarna. För att säkerställa att du kan hantera kostnaderna och ansvaret måste du veta vad du förväntar dig och hur mycket du kommer att behöva spendera på omkostnader varje månad. Kontrollera det finstilta och håll utkik efter dolda kostnader.
Ändringar i lokalen
Din arbetsmiljö har en betydande inverkan på ditt humör, vårt välbefinnande och våra produktivitetsnivåer. Den spelar också en viktig roll för hur ditt företag ses av andra, inklusive anställda och kunder. Om du hyr eller leasar en kontorslokal, får du då ändra inredningen och göra ändringar för att förbättra lokalen? Om det inte finns något förhandlingsutrymme kan detta bli ett problem för dig.